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电子文件管理难题解读

OA知识天地   2012年10月10日 09:00   评论»   字体:[    ]
宇博软件: 电子文件是现代办公环境的必然产物,由比持组成的文件成为文件家族中生机勃勃的新生代。尽管人类在管理以纸张为主体的传统裁体的文件、档案的过程中积累了丰富的经验,形成了行之有效的管理方法,但面对文件家族的新生儿——电子文件,在为其拥有高效、快捷的诸多优势倍感欣喜的同时,不免又对其特殊的技术特性感到茫然与陌生。

   电子文件是现代办公环境的必然产物,由比持组成的文件成为文件家族中生机勃勃的新生代。尽管人类在管理以纸张为主体的传统裁体的文件、档案的过程中积累了丰富的经验,形成了行之有效的管理方法,但面对文件家族的新生儿——电子文件,在为其拥有高效、快捷的诸多优势倍感欣喜的同时,不免又对其特殊的技术特性感到茫然与陌生。

   首先,从电子文件信息的编码形式人手,电子文件的信息内容皆以二进制代码的形式存在,是一种纯粹的数字化信息,因而导致了下述特性,使得人类依靠以往的经验难以驾驭。

   ① 非人工识读性——人类无法凭借自身的器官识别这些构成电子文件的代码序列,只有通过特定的程序解码,使之转化为文字、声音、图形、图像等能为人类眼、耳等器官识别的信息编码形式,呈现在电脑屏幕上或将其输出.人才能够予以识读。
 
   ② 系统依赖性——电子文件的生成、处理直至归挡保存都是在计算机软硬件平台的支持下实现的,电子文件信息内容的存、取均须借助于计算机的编码、解码技术,离开了计算机系统,电子文件便失去了“生存”的空间和基础。
 
   ③ 信息的易更改性——与传统的纸质文件不同,电子文件“寄居”在变幻奠测的数字化环境当中,增删更改电子文件的信息内容不仅十分容易,而且可以不留痕迹:尤其是在动态文档中,信息内容不断更改,甚至转瞬即逝;当信息内容转换至其他裁体或感染病毒时,都存在着发生变动的可能性,使其不同于“原件”。其次,电子文件的载体待性以及信息与载体的关系无疑也加大了电子文件的管理难度。
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